CRM для закупок

Общее описание системы

CRM для закупок – это интегрированная система управления отношениями с клиентами, основанная на технологиях автоматизации процесса закупок. Это мощный инструмент управления и контроля за всем циклом закупок, начиная от формирования потребностей и заканчивая контролем исполнения поставленных задач. Система помогает установить прозрачные процедуры, эффективно взаимодействовать со всеми участниками процесса, своевременно обнаруживать и устранять проблемы.

Список процессов которые охватывает данная система

  • Формирование потребностей в закупках
  • Подбор поставщиков и проведение тендеров
  • Управление договорами и контрактами
  • Контроль выполнения задач поставщиками
  • Анализ эффективности проведений закупок
  • Управление рисками связанными с закупками

Список преимуществ, которые получает компания при использовании данной системы

  • Снижение затрат на закупки благодаря оптимизации процесса, прозрачности и контролю
  • Повышение эффективности работы сотрудников благодаря автоматизации рутинных задач
  • Точный контроль над исполнением обязательств поставщиков
  • Сохранение всей истории взаимоотношений с поставщиками
  • Повышение прозрачности и управляемости процесса закупок

Расширенный набор фич, которые имеет данная система

  • Встроенные инструменты для проведения тендеров и аукционов
  • Мониторинг в реальном времени статуса выполнения задач поставщиками
  • Поддержка многопользовательского доступа с разделением прав доступа
  • Интеграция с внешними системами и сервисами (ERP, 1С, электронные торговые площадки)
  • Аналитический модуль для оценки эффективности закупок, составления отчетов и прогнозирования
  • Модуль управления рисками закупок, включая оценку риска поставщиков, на основе собственных данных и внешних источников информации

“CRM для закупок” автоматизирует следующие процессы:

Управление договорами
Автоматизированный процесс согласования клиентских договоров как внутри отдела, так и во всей компании.
Возможности Системы по управлению договорами / контрактами
  • Создание карточки договора
  • Возможность использования договора, предложенного клиентом
  • Генерация договора на основе коллекции типовых договоров (шаблонов)
  • Несколько типов договоров
  • Запуск договора на утверждение
  • Различные маршруты согласования в зависимости от типа договора
  • Неограниченное число участников цепочки согласования
  • Контроль сроков утверждения договора
  • Уведомление руководителя при затягивании сроков согласования важных договоров
  • Отчетность по срокам согласования договоров по каждому сотруднику
  • Создание и согласование договоров с подрядчиками
Управление поставщиками
Контроль исполнения поставщиками своих обязательств.
Управление поставщиками – контроль исполнения всеми поставщиками своих обязательств, а также проверка всех договоров с поставщиками на соответствие требованиям бизнеса.
Возможности Системы по управлению поставщиками и ЗИП
  • Создание карточки поставщика
  • Группировка заявок на закупку для оптимизации цены
  • История переписки с поставщиком
  • Генерация запросов предложения
  • История предложений поставщика
  • Отслеживание сроков договоров на обслуживание (например, оргтехника, серверное оборудование)
  • Создание заявки на закупку
  • Количественное приходование поступивших ЗИП от поставщика
  • Настройка процесса одобрения закупок
  • Создание лимитов одобрения в зависимости от роли пользователя
  • Приоритизация заявок на закупки
  • Связывание заявки на закупку с инцидентом или проблемой
  • Отчеты по закупкам
Управление обращениями / заявками / инцидентами
Инциденты (заявки) поступают по разным каналам связи и обрабатываются с учетом приоритетов.
Участники процесса получают уведомления об изменениях статуса инцидентов (заявок).
Для каждого инцидента может быть создана связанная с ним задача (например, замена комплектующих).
Детальное описание возможностей Системы в данном процессе:
Работа с обращениями / заявками / инцидентами
  • Очередь заданий – ключевой инструмент автоматической приоритезации активности исполнителя
  • Индивидуальные очереди на сотрудников по категориям
  • Настраиваемые маршруты движения обращений
  • Эскалация обращений / заявок / инцидентов
  • Правила закрытия обращений
  • Назначение нескольких исполнителей на одно обращение
  • Уведомление пользователя о ходе работ по обращению
  • Переписка с пользователем по email – из карточки обращения
  • Подписка на обращения, просмотр списка подписавшихся на обращение
  • Возможность форматирования сообщений в ленте
  • Отметки обращений: эмодзи, иконки и пр.
  • Лента событий и сообщений для каждой заявки
  • Прикрепление файлов к сообщениями в ленте
  • Пометка “Внутренний” в сообщениях ленты для внутренней переписки сотрудников
  • Шаблоны автоответа на обращения
  • Матрица переходов статуса обращения
  • Дополнительные статусы обращений
  • Дополнительные поля для обращений
  • Пересчет времени в локальное время исполнителя
  • Сортировка списка обращений по любому полю
  • Фильтрация обращений: все, открытые, закрытые
  • Создание копии обращения
Каналы приема заявок / инцидентов / обращений
  • Через портал самообслуживания
  • Через мессенджеры WhatsApp, Telegram, Viber, Vk
  • Через email
  • Прием через форму на сайте
  • Чат-боты
  • Расшифровка заявок присланных голосом
Работа с задачами
  • Матрица переходов статуса задачи
  • Представление задач в виде доски Kanban
  • Возможностью перемещения задач на доске Kanban
  • Назначение задач ответственному сотруднику
  • Отображение задач в календаре сотрудника
  • Несколько вариантов представления календаря: день, месяц, год, расписание
  • Связывание задачи и лида
  • Связывание задачи и обращения
Работа с заявками для курьеров
  • Выбор типа оплаты
  • Выбор условий оплаты
  • Ввод адреса забора груза и адреса доставки (с выпадающим списком адресного справочника)
  • Ввод промежуточных точек маршрута с указанием задачи для каждой точки
  • Пометка об необходимости заказа пропуска на территорию
  • Ввод типа места встречи
  • Назначение задачи для курьера на адресе
  • Выбор желаемой даты и времени доставки
  • Выбор интервала доставки
  • Ввод параметров груза
Назначение заявок на курьеров, планирование маршрутов
  • Автоматическое назначение курьера на основе информации по его текущему местоположению и доступности
  • Ручное назначение заявки на курьера из списка
  • Ручной выбор курьера на карте для назначения на заявку
  • Оптимизация маршрута по заявкам, имеющим более двух адресов
  • Создание списка маршрутов по заявкам на следующий день
  • Определение необходимого числа курьеров для выполнения имеющегося набора заявок
  • Выгрузка маршрутных листов для курьеров в мобильное приложение
  • Оповещение клиента по смс о планируемой дате и времени доставки и отправка контактов курьера
  • Оповещение координатора о несоблюдении курьером сроков доставки или других ошибок по заявке
Самообслуживание клиентов через портал
Клиенты могут заходить на портал самообслуживания для просмотра новых, закрытых и текущих инцидентов (заявок), для создания новых инцидентов (заявок).

Возможности Системы по самообслуживанию клиентов через портал
  • Просмотр списка заявок текущих и завершенных заявок
  • Подписка на выбранные заявки
  • Самостоятельное создание новых заявок
  • Доступ к счетам и актам
  • Просмотр отчетов по основным показателям работы
  • Прохождение опроса удовлетворенности клиентов
  • Просмотр списка инцидентов (заявок)
Управление отношениями с продавцами
Привлечение новых продавцов, согласование условий сотрудничества с продавцами, управление действующими продавцами.
Возможности Системы по управлению продавцами
  • Настройка формы заявки для новых продавцов: ключевые условия сотрудничества, текст оферты, обязательные поля и документы
  • Работа с заявками на получение статуса продавца: согласование или отклонение
  • Возможность указания причины отклонения заявки продавца
  • Проверка юридических лиц
  • Выбор условий сотрудничества: только размещение информации или процессинг платежей через маркетплейс
  • Установка индивидуального процента от сделок для продавца
  • Установка повышенного или пониженного процента от сделок на отдельные категории товаров
  • Выбор условий доставки товаров: партнеры маркетплейса, доставка силами продавца, транспортные компании, сетевые пункты выдачи
  • Настройка шкалы процентов от сделок в зависимости от оборота продавца
  • Блокировка продавцов
Управление знаниями
Экономия времени за счет повторного использование накопленных знаний в организации.
Управление знаниями – накопление и распространение важных для работы организации знаний.
Возможности Системы по управлению знаниями
  • Создание статей базы знаний для пользователей и сотрудников раздельно
  • Рубрикатор статей базы знаний
  • Статусы для статьи базы знаний: Черновик, На утверждении, Опубликовано, В архиве
  • Установка срока актуальности статьи
  • Добавление вложения в статью
  • Связывание инцидента (заявки) со статьей базы знаний

Дополнительные инструменты, повышающие производительность и расширяющие возможности Системы

Безопасность
Приемы для защиты информации и предотвращения несанкционированного доступа
Управление ролями
  • Дополнительные ограничения на назначение / экспорт данных / чтение групповой эл. почты
  • Ролевая модель доступа к каждой сущности системы
  • Ролевая модель доступа к полям каждой сущности
  • Ролевая модель с учетом групп пользователя
  • Автоматическое распределение в группы по должности пользователя
  • Разделение прав на создание / чтение / редактирование / удаление
Контроль авторизации
  • 2FA с использованием email, google authetificator, telegram
  • Определение срока жизни токенов авторизации
  • Контроль авторизации во внерабочее время
  • Индивидуальные ключи доступа на каждую инсталляцию системы
  • Поддержка OIDC аутентификации
  • Расширение методов авторизации (программно)
Корпоративная эксплуатация
Возможности настройки системы для эксплуатации в рамках ИТ ландшафта предприятия
Возможности встраивания
  • Настройка произвольного формата идентификаторов (ID) записей в системе (UUID4 / GUID) и т.д.
  • Настройка хранения файлов системы во внешнем хранилище (S3 / Yandex / Mongo) и т.д.
  • Настройка формата и адресата логгирования (ELK стек / внутренние файлы / сборщик логов) и т.д.
Уведомления / нотификации
Система имеет широкий функционал уведомлений по событиям и по каналам уведомлений: email, telegram, push, в приложении.
Уведомления (нотификации) и Поиск
  • Оповещение руководителя при нарушении сроков исполнения по обращениям
  • Оповещение руководителя при нарушении сроков исполнения по задачам
  • Оповещение об изменениях статуса обращения
  • Оповещение об изменениях статуса задачи
  • Оповещение о назначении нового обращения
  • Оповещение о назначении новой задачи
  • Оповещение о новых комментариях в ленте
  • Оповещение о получении нового письма
  • Глобальный поиск по всем объектам системы
  • Глобальная история просмотренных объектов системы (клиентов, задач и т.д.).
  • Оповещение пользователя о статусе обращения по sms
Телефония
Система имеет развитый функционал работы с телефонией
Возможности Системы по работе с телефонными звонками
  • Встроенный в систему SIP телефон
  • Планирование работы по обзвону контактов
  • Прослушивание записи телефонных разговоров
  • Сегментация контактов
  • Подготовка набора скриптов для каждой группы контактов
  • Автоматическая расшифровка телефонного разговора
Внешний вид
Широкие возможности по настройке внешнего вида для каждого сотрудника
Поддержка языков
  • Поддержка любых языков интерфейса
  • Поддержка специальных мультиязычных полей в системе
  • Специальный модуль перевода / адаптации
Настройка главной страницы
  • Макет главной страницы в соответствии с ролями
  • Многостраничный интерфейс главной страницы
  • Сетка виджетов – 12 виджетов в строку
  • Возможность самостоятельной настройки главной страницы
  • Виджеты Мои Встречи / Звонки / Лиды / Обращения/ Почта
  • Виджет Встречи
  • Виджет Календарь
  • Виджет Воронка продаж
  • Виджет Отчет с отображением графиков / таблиц / суммовых показателей
  • Виджет Внешняя ссылка
  • Виджет Список записей с произвольной фильтрацией по любой сущности
Настройка меню
  • Настраиваемый по ролям список вкладок
  • Настройка цветов / иконок вклдаок
  • Настройка групповых вкладок
  • Возможность индивидуальной настройки вкладок
Настройка списков сущностей
  • Настройка макета списков по ролям
  • Настройка общих фильтров для каждого списка
  • Настройка отображения Kanban, вида карточек, отображаемых статусов
  • Настройка списков под мобильные устройства с небольшим разрешением
Настройка карточек сущностей
  • Настройка панелей полей для каждой роли
  • Отображение панелей вертикально / табуляцией
  • Показ панелей в соответствии с условиями и значениями полей
Шаблоны
Настройка шаблонов любых документов и оповещений
Настраиваемые шаблоны
  • Шаблоны распечатки любых сущностей в PDF
  • Шаблоны электронных писем
  • Шаблоны нотификаций по каждому статусы и событию
  • Неограниченное количество шаблонов для каждой сущности
Поддержка мобильных устройств
Прямой доступ ко всем функциями Решения с мобильного телефона.
Возможности мобильного приложения
  • Адаптивная верстка – корректное отображение на мобильных устройствах
  • Полный функционал веб-версии
  • Доступ к геолокации
  • Доступ к функциям считывания штрих кодов
  • Доступ к функциям считывания QR кодов
Управление бизнес – процессами (BPMN2-движок) для автоматизации процессов
Неограниченные возможности расширения функционала Решения без программирования.
Моделирование процессов – в графическом редакторе с возможностью мгновенного запуска на исполнение.
Возможности BPM-движка
  • Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
  • Создание блок-схем процессов в нотации BPMN 2.0
  • Ручной и автоматический запуск процессов
  • Возможности интеграции через систему веб-сервисов
  • Возможности расширения функционала системы без программирования
  • Исходящие веб-хуки
  • Обработка входящих веб-хуков
  • Запуск процессов по расписанию
  • Запуск процессов по списку объектов
Отчеты
Контроль работы отдела с помощью инструментов генерации отчетов.
Общие возможности системы отчетов
  • Выгрузка отчетов в Excel, PDF, CSV
  • Создание отчетов-списков со сложными фильтрами
  • Создание отчетов с группировкой
  • Создание групповых отчетов, состоящих из нескольких подотчетов
  • Использование отчетов в качестве фильтров
  • Создание универсальных отчетов с показом данных в соответствии с индивидуальными правами каждого пользователя
  • Отчет как основа для массовой рассылки
  • Отчет как список сущностей для бизнес – процессов
Периодические задания
Широкие возможности по настройке периодических заданий и выполнение заданий по расписанию
Возможности по работе с периодическими заданиями
  • Выполнение периодических задач
  • Задание индивидуального расписания по каждой задаче
  • Использование отчетов как источника объектов периодических задач
  • Генерация любых данных как результат выполнения периодических заданий
  • Запуск бизнес – процессов по расписанию
Порталы
Неограниченное количество порталов позволяет организовать прямую коммуникацию с любыми группами пользователей: клиенты, поставщики, посредники, внешние исполнители
Возможности порталов
  • Ролевая модель основанная на принадлежности к контрагенту
  • Доступ к любой сущности системы
  • Настройки виджетов главной страницы для каждого портала / роли
  • Предоставление доступа к документам / отчетам
  • Возможность подачи заявок / обращений
  • Предоставление доступа к финансовым документам
  • Проведение опросов удовлетворенности
  • Широкие возможности авторизации: пароль, sms, telegram
Сервисные функции
Список сервисных функций
  • Календари рабочего времени
  • Настраиваемый список объектов для глобального поиска
  • Автоматическая подписка на создаваемые объекты
  • Стирание из базы данных удаленных записей
  • Блокировка механизма выгрузки данных для усложнения утечек
  • Переключение между режимами B2B и B2C
  • Настройка форматов даты и времени
  • Настройка языка интерфейса
  • Настройка часового пояса
  • Настройка порядка следования Имени, Отчества и Фамилии
  • 4 формата почтовых адресов
  • Список подстановки для Страны, Города и Региона при ввода адреса
  • Настройка показа объектов в календаре
  • Настройка режима отображения занятости сотрудников
  • Настройка объектов для группы Действия и История
  • Настройка логотипа организации
  • Выбор темы интерфейса
  • Настройка списка сущностей в меню быстрого создания
  • Выбор метода аутентификации: BPM2B или LDAP
  • Ограничение времени простоя пользователя
  • Двухфакторная аутентификация (2FA)
  • Настройка длины и сложности генерируемых паролей пользователей
  • Возможность отключения функции восстановления паролей
  • Настройка списка доступных валют
  • Настройка валюты по умолчанию
  • Настройка форматов валют
  • Настройка курсов валют
  • Настройка списка объектов для оповещений
  • Независимая настройка оповещений в приложении и по электронной почте”
Возможности настройки
Система предоставляет неограниченный набор возможностей по настройке и расширению функциональности
Модель данных
  • Добавление полей в любую сущность
  • Более 20 типов полей
  • Сборные типы полей (например адрес)
  • Добавление связей между любыми сущностями
  • Добавление дополнительных полей для связей много – ко – многому
  • Связь типа отец – сын (множественный выбор типов сущностей как источника данных)
Интерфейс
  • Логика поведения интерфейса в зависимости от значений полей
  • Расширенная сетка для отображения карточек
  • Поддержка отдельных отображений для малых разрешений
  • Расширение интерфейса своими элементами
Программный код
  • Расширение функциональности системы своими модулями
  • Расширение интерфейса встраиванием дополнительных JS – библиотек
  • Расширение функциональности встраиванием серверных библиотек

Интеграции с внешними и внутренними системами

Открытое REST – API
Любая сущность системы доступна для интеграции извне как на чтение так и на запись
Внутренние Web хуки системы
Позволяет настроить оповещение внешних систем при возникновении тех или иных событий в системе
Внешние Web хуки системы
Возможность приема внешнего запроса с последующей обработкой данных в движке бизнес – процессов. Не требует программирования
Интеграция с ActiveDirectory
Синхронизация пользователей и групп из домена ActiveDirectory
Интеграция с сайтами
Захват лидов через размещенную на сайте веб-форму.
Интеграция с IP-телефонией
Система легко интегрируется с IP-телефонией, поддерживает обработку входящих звонков и прослушивание записи разговоров.
Интеграция с почтовыми службами (email)
Сотрудники могут вести переписку с пользователями с единого корпоративного почтового адреса. Вся переписка – в системе под полным контролем.
Система 1С
Возможность интеграции с 1С для создания счетов, счетов-фактур и актов
Мессенджеры: Whatsapp, Telegram, Viber, VK
Подключение популярных мессенджеров для захвата лидов. Доступны WhatsApp, Telegram, Viber.
Интеграция с картографией
Интеграция с картографическими сервисами google / yandex / OSM для последующего отображения данных
Интеграция с системами предприятия
Синхронизация справочников товаров, остатков на складах, заказов, платежей, балансов клиентов
SMS – сервисы
Пользователи и сотрудники могут получать уведомления о назначении новых заявок, об изменениях статуса свои заявок и другую важную информацию.
Интеграция с системами планирования производства
Передача клиентских заявок в систему планирования производства и получение сроков выполнения заказов.
Интеграция с транспортными компаниями и сетями пунктов выдачи
Расчет стоимости и сроков доставки и выбор пунктов выдачи или терминалов: DPD, ПЭК, Wildberries, СДЭК, Boxberry, PickPoint

Мы на связи

E-mail
Телефоны
 
Прокрутить вверх

Получить демо

Проведем демонстрацию системы на примере ваших процессов.

Благодарим за обращение

Мы обязательно вам ответим в рабочее время