Система для службы эксплуатации

“Система для службы эксплуатации” автоматизирует следующие процессы:

Процесс управления заявками
Заявки поступают по разным каналам связи и обрабатываются с учетом приоритетов.
Участники процесса получают уведомления об изменениях статуса заявок.
Для каждой заявка может быть создана связанная с ним задача (например, замена радиатора отопления).
Детальное описание возможностей Системы в данном процессе:
Поступление заявок
  • Прием заявок через email и портал самообслуживания
  • Прием заявок через мессенджеры
  • Прием заявок через IP-телефонию (автоматическая запись разговора)
  • Чат-боты
Работа с заявками
  • Очередь заданий – ключевой инструмент автоматической приоритизацим заявок
  • Индивидуальные очереди на сотрудников по категориям
  • Эскалация заявок
  • Учет назначенных задач на сотрудников в Очереди заданий
  • Сортировка списка заявок по любому полю
  • Создание копии заявки
  • Фильтрация заявок: все, открытые, закрытые
  • Подписка на заявки, просмотр списка подписавшихся на заявку
  • Лента событий и сообщений для каждого заявки
  • Пометка “Внутренний” в сообщениях ленты для внутренней переписки сотрудников
  • Возможность форматирования сообщений в ленте
  • Прикрепление файлов к сообщениями в ленте
  • Матрица переходов статуса заявки
  • Дополнительные статусы заявок
  • Дополнительные поля для заявок
  • Шаблоны автоответа на заявки
  • Переписка с пользователей по email – из карточки заявки
  • Уведомление пользователя о ходе работ по заявке
  • Назначение нескольких исполнителей на одну заявку
  • Расшифровка (оцифровка) телефонных разговоров
  • Правила закрытия заявок
  • Настраиваемые маршруты движения  заявок
Работа с задачами
  • Преобразование заявки в задачу
  • Связывание заявки с задачей
  • Матрица переходов статуса задачи
  • Представление задач в виде доски Kanban
  • Возможностью перемещения задач на доске Kanban
  • Отображение задач в календаре
  • Несколько вариантов представления календаря: день, месяц, год, расписание
Оповещения (нотификации) и Поиск
  • Оповещение пользователя о статусе заявки по sms
  • Оповещение руководителя при нарушении сроков исполнения по заявкам
  • Оповещение об изменениях статуса заявки или задачи
  • Оповещение о получении нового письма
  • Оповещение о новых комментариях в ленте
  • Оповещение о назначении новой задачи или заявки.
  • Глобальный поиск по всем объектам системы
  • Глобальная история просмотренных объектов системы (заявок, задач и т.п.)
Процесс управления информационной моделью объекта
Задача процесса управления информационной моделью объекта – учет инженерных систем, поддержка достоверности информации, хранимой в информационной модели объекта по каждой инженерной системе.
Возможности Системы по управлению информационной моделью объекта
  • Создание карточки инженерной системы или единицы оборудования
  • Назначение нормативного времени решения заявки на инженерную систему
  • Создание иерархических связей между компонентами инженерной системы
  • Фиксация информации о месторасположении и особенностях эксплуатации инженерных систем
  • Прикрепление эксплуатационно-технической документации к карточкам инженерных систем
  • История проведенных плановых и регламентных работ, связанные с системой заявки
  • Назначение сотрудника, ответственного за эксплуатация инженерной системы или оборудования
Процесс управления плановыми и регламентными работами
Управление плановыми и регламентными работами позволяет формировать план-график работ для инженерных систем, осуществлять учет и  контроль их выполнения
Возможности Системы по управлению плановыми и регламентными работами
  • Создание плана-графика работ: годовой, полугодичный, квартальный, месячный и т.д.
  • Связывание работ с инженерными системами
  • Назначение ответственных за проведение работ
  • Учет фактического выполнения работ
  • Отчетность выполненным работам
Процесс управления знаниями
Экономия времени за счет повторного использование накопленных знаний в организации.
Управление знаниями – накопление и распространение важных для работы организации знаний.
Возможности Системы по управлению знаниями
  • Создание статей базы знаний для пользователей и сотрудников раздельно
  • Рубрикатор статей базы знаний
  • Статусы для статьи базы знаний: Черновик, На утверждении, Опубликовано, В архиве
  • Установка срока актуальности статьи
  • Добавление вложения в статью
  • Связывание инцидента (заявки) со статьей базы знаний
Процесс управления поставщиками и ЗИП
Управление поставками и отгрузкой ЗИП и контроль исполнения поставщиками своих обязательств.
Возможности Системы по управлению поставщиками и ЗИП
  • Создание карточки поставщика
  • Группировка заявок на закупку для оптимизации цены
  • История переписки с поставщиком
  • Генерация запросов предложения
  • История предложений поставщика
  • Отслеживание сроков договоров на обслуживание (например, оргтехника, серверное оборудование)
  • Создание заявки на закупку
  • Количественное приходование поступивших ЗИП от поставщика
  • Настройка процесса одобрения закупок
  • Создание лимитов одобрения в зависимости от роли пользователя
  • Приоритизация заявок на закупки
  • Связывание заявки на закупку с инцидентом или проблемой
  • Отчеты по закупкам
  • Отгрузка ЗИП  со склада
  • Отгрузка ЗИП по заявке
  • Отгрузка ЗИП для плановых и регламентных работ
  • Создание нескольких складов ЗИП
  • Перемещение ЗИП между складами
Информирование и оценка качества работы службы эксплуатации
Организация информирования всех сотрудников о неисправностях и сроках их устранения, опросы удовлетворенности сотрудников.

Возможности Системы по маркетинговым кампаниям и рассылкам
  • Формирования списка рассылки для информирования
  • Составление плана проведения опросов
  • Формирование списка сотрудников, участвующих в опросе
  • Формирование списка вопросов
  • Возможность анонимного заполнения опроса

Дополнительные инструменты, повышающие производительность и расширяющие возможности Системы

Мобильное приложение для сотрудников
Прямой доступ ко всем функциями Решения в полевых условиях.
Возможности мобильного приложения
  • Полный функционал веб-версии
  • Приложение на платформах iOS, Android
  • Прикрепление фотоотчетов о проделанной работе через смартфон
  • Идентификация оборудования при работе по инциденту
  • Инвентаризация оборудования
  • Использование геолокации сотрудника при назначении инцидента (заявки)
  • Отслеживание геолокации сотрудников
  • Возможность check-in при прибытии на объект
  • Голосовое комментирование по заявке
Портал самообслуживания
Дополнительная возможность контроля статусов инцидентов (заявок) силами пользователей.
Доступ к отчетам и формам опросов удовлетворенности.
Возможности портала самообслуживания
  • Список инцидентов со статусами, ответственными  и сроками исполнения
  • Разграничение доступа к отчетам (для выбранных пользователей)
  • Опросы удовлетворенности сотрудников
BPM-движок для автоматизации процессов
Неограниченные возможности расширения функционала Решения без программирования.
Моделирование процессов – в графическом редакторе с возможностью мгновенного запуска на исполнение.
Возможности BPM-движка
  • Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
  • Создание блок-схем процессов в нотации BPMN 2.0
  • Ручной и автоматический запуск процессов
  • Возможности интеграции через систему веб-сервисов
Отчеты
Контроль всех процессов с помощью инструментов генерации отчетов.
Возможности отчетов
  • Преднастроенные отчеты по заявкам: поступило, выполнено, просрочено, отклонено за период
  • Отчеты по остаткам ЗИП на складах
  • Отчеты по поступившим и отгруженным за период ЗИП
  • Система отчетов по плановым и регламентным работам за период
  • Выгрузка отчетов в Excel, PDF, CSV
  • Аналитическая система (OLAP) для детального анализа деятельности
Сервисные функции
Список сервисных функций
  • Опросы удовлетворенности пользователей
  • Настраиваемый список объектов для глобального поиска
  • Автоматическая подписка на создаваемые объекты
  • Стирание из базы данных удаленных записей
  • Блокировка механизма выгрузки данных для усложнения утечек
  • Переключение между режимами B2B и B2C
  • Настройка форматов даты и времени
  • Настройка языка интерфейса
  • Настройка часового пояса
  • Настройка порядка следования Имени, Отчества и Фамилии
  • 4 формата почтовых адресов
  • Список подстановки для Страны, Города и Региона при ввода адреса
  • Настройка показа объектов в календаре
  • Настройка режима отображения занятости сотрудников
  • Настройка объектов для группы Действия и История
  • Настройка логотипа организации
  • Выбор темы интерфейса
  • Настройка списка сущностей в меню быстрого создания
  • Выбор метода аутентификации: BPM2B или LDAP
  • Ограничение времени простоя пользователя
  • Двухфакторная аутентификация (2FA)
  • Настройка длины и сложности генерируемых паролей пользователей
  • Возможность отключения функции восстановления паролей
  • Настройка списка доступных валют
  • Настройка валюты по умолчанию
  • Настройка форматов валют
  • Настройка курсов валют
  • Настройка списка объектов для оповещений
  • Независимая настройка оповещений в приложении и по электронной почте

Интеграции с внешними и внутренними системами

Почтовые службы
Вся переписка – в системе под полным контролем.
sms-сервисы
Пользователи и сотрудники могут получать уведомления о назначении новых заявок, об изменениях статуса свои заявок и другую важную информацию.
IP-телефония
Система легко интегрируется с IP-телефонией, поддерживает обработку входящих звонков и ведет запись всех разговоров.
Система 1С
Возможность интеграции с 1С для целей учета ЗИП, учета закупок и других необходимых учетно-расчетных операций.
Мессенджеры
Подключение популярных мессенджеров для обработки инцидентов (заявок). Доступны WhatsApp, Telegram, Viber.

Мы на связи

E-mail
Телефоны
 
Прокрутить вверх

Получить демо

Проведем демонстрацию системы на примере ваших процессов.

Благодарим за обращение

Мы обязательно вам ответим в рабочее время